Ein Dokumentenhalter (oder auch Vorlagenhalter bzw. Konzepthalter) ist eine ergonomische Ablage für Papierdokumente und andere Druckerzeugnisse. Er wird üblicherweise zwischen Tastatur und Bildschirm positioniert. Somit liegen alle Arbeits- und Hilfsmittel in einer Blickachse. Hierdurch können unnötige Belastungen und die dadurch entstehende Beschwerden vermieden werden.
In diesem Ratgeber zeige ich dir die unterschiedlichen Arten und wann sie verwendet werden sollten. Außerdem gebe ich jeweils gezielte Produktempfehlungen und du erhältst wertvolle Tipps aus der Praxis.
Inhalt
Dokumentenhalter – Zwei unterschiedliche Arten + Empfehlungen
Es gibt zwei Arten von Dokumentenhaltern. Beide haben ihr Daseinsberechtigung. Wichtig ist jedoch zu wissen, WANN welche und WIE die entsprechende Art richtig verwendet wird.
- In-Line-Dokumentenhalter
- Freistehende bzw. flexible Dokumentenhalter
In-Line-Dokumentenhalter
Die sogenannten In-Line-Dokumentenhalter werden, wie der Name es vermuten lässt, in einer Linie mit ergonomischer Tastatur und Bildschirm positioniert. Damit sind alle direkt verwendeten Arbeits- und Hilfsmittel in einer Blickachse angeordnet. Auf diese Weise entsteht ein relativ ausgewogenes Bewegungsbild bei der Datenverarbeitung mit Papierdokumenten. Einseitige, sich ständig wiederholende Bewegungen können minimiert oder gar ganz ausgeschlossen werden.
Empfohlen werden solche In-Line-Dokumentenhalter für ortsunveränderliche Arbeitsplätze, also für das Home-Office oder das Büro an der Arbeitsstelle. Insbesondere, wenn sehr intensiv mit Papierdokumenten gearbeitet wird. Außerdem sind sie sinnvoll, wenn schon Beschwerden im Nacken- und Schulterbereich bestehen.
Die bestmögliche Ergonomie am Arbeitsplatz erreicht man, wenn die Ablagefläche leicht angewinkelt ist. Außerdem sollte der Konzepthalter so nah wie möglich zum Bildschirm gerückt werden. So kann der Sehabstand von den Augen zum Papierdokument und zur digitalen Anzeige in etwa gleich gestaltet werden.
Empfehlungen – In-Line-Dokumentenhalter
Der Dataflex Addit ErgoDoc® 410 (Test) besteht aus einem 5 mm dicken und durchsichtigen Acryl (Plexiglas). Über ein Raster hinten kann der Neigungswinkel und somit auch die Höhe in sechs Schritten verstellt werden. Er ist sehr stabil gebaut und hat eine max. Tragkraft von 6 kg. Diese hohe Belastbarkeit und die große Ablagefläche (B x T = 53,6 x 27,8) ermöglichen es, nicht nur A3-Blätter, sondern auch schwere Bücher und Ordner darauf abzulegen.
Der ErgoDoc® Dokumentenhalter ist breit genug, um auch über eine ergonomische Tastatur mit geteilten Tastenhälften geschoben zu werden.
Hier erhältst du zwei Funktionen in einem Produkt. Der Fellowes Easy Glide (Test) ist sowohl Dokumentenhalter wie auch Schreibunterlage, nur das Prinzip ist etwas anders. Denn die Hauptplattform lässt sich verschieben. Möchte man mal was schreiben, so zieht man diese einfach über die Tastatur zu sich her. Die vordere Leiste, die eigentlich dazu da ist, die Dokumente sicher zu halten, ist rechts (für Rechtshänder) und links (für Linkshänder) mit einer runden Vertiefung versehen. So kann ungehindert auch mal eine Notiz gemacht werden. Praktisch ist auch das herausnehmbare Zubehörfach
Der Easy Glide ist für eine max. Belastung von 5 kg geeignet. Auch hier lässt sich der Winkel verstellen – im Bereich von 7.5° bis 37.5°.
Ein „Nachteil“, der nicht unerwähnt bleiben soll, ist die dunkelgraue Farbe. Hierdurch wirkt der Halter ggf. sehr wuchtig auf dem Schreibtisch und sorgt für einen hohen Kontrast. Oft wird aber genau ein solch dunkles Gehäuse gewünscht.
Hochwertiger und nicht ganz so auffällig (weil hell, matt und transparent) ist der Dokumentenhalter FlexDesk 640 (Test) aus Holland. Wie auch beim Fellowes, lässt sich hier die Plattform der Dokumentenablage separat verschieben. Diese ist leichtgängig und hat eine mattierte Oberfläche. Die restliche Konstruktion wird aus 5 mm dickem Plexiglas gefertigt. Unter der Arbeitsfläche versteckt sich ein kleines Fach, wo bspw. Stifte verstaut werden können.
Der FlexDesk 640 lässt sich im Bereich von 11,0 bis 18,0 cm in der Höhe bzw. im Winkel verstellen und ist, wie die vorherigen auch, für Dokumente bis DIN A3 geeignet.
Freistehende bzw. flexible Dokumentenhalter
Die andere Art werden durch die freistehenden bzw. flexiblen Dokumentenhalter repräsentiert. Hier ist der große Unterschied, dass die Papierdokumente rechts oder links des Bildschirmes gehalten werden. Während der Arbeit findet also ständig ein zwar kleiner, aber leicht zur Seite gedrehter Blickwechsel statt.
Empfohlen werden diese Vorlagenhalter vor allem für mobile Arbeitsplätze, wenn also hauptsächlich mit Laptop gearbeitet wird. Außerdem sind sie eine gute Alternative zur In-Line-Variante, wenn weniger als die geforderte Arbeitsfläche (bezogen auf die Tiefe von mind. 80 cm) zur Verfügung steht.
Freistehende Vorlagenhalter lassen sich aber auch optimal im Sinne eines „zweiten Bildschirms“ nutzen. Als ein solcher können sie für das Anheften von Spickzetteln wie z.B. Normen, Formeln o. Ä. dienen.
Bezogen auf den Bewegungsablauf können freistehende bzw. flexible Dokumentenhalter nicht die beste Ergonomie gewährleisten. Man kann aber selbst etwas dazu beitragen, um die Nachteile zu neutralisieren. So sollte der Halter immer so nah wie möglich am Bildschirmrand und immer auf Höhe desselben positioniert werden. Außerdem ist zu empfehlen, die Position des Halters öfters zu wechseln. Also mal links und dann mal wieder rechts. Auf diese Weise können rein einseitige Belastungen vermieden werden.
Tipp: Die Ergonomie lässt sich wesentlich erhöhen, wenn man fähig ist, blind zu schreiben. Bei beiden Arten übrigens. Denn durch das Blindschreiben kann wenigsten der häufige Blick auf die Tasten vermieden werden.
Empfehlungen – flexible Dokumentenhalter
Der ProfiOffice® Dokumentenhalter (Test) wird, ähnlich wie ein entsprechender Monitorarm, direkt an der Schreibtischplatte montiert. Er ist für Plattenstärken bis 45 mm geeignet. Der Gelenk-Arm besteht aus Metall, das Klemmbrett aus Kunststoff. Seitlich ist noch ein verschiebbares Lineal bzw. ein zusätzlicher Seitenhalter angebracht.
Mit diesem flexiblen Halter ist es möglich, die Dokumente optimal links oder rechts neben dem Bildschirm zu positionieren.
Sieht nicht nur gut aus, sondern hat auch einiges zu bieten. Der Fellowes I-Spire Konzepthalter (Test) ist multifunktional. Das heißt, du kannst ihn als reinen Konzepthalter nutzen (übrigens im Hochformat und Querformat für bis zu 15 Blatt DIN A4), aber eben auch als Memoboard oder als Tablet-Ständer.
Das Produkt besteht zwar aus Kunststoff, ist jedoch sehr hochwertig verarbeitet. Langlebig, ergonomisch top, hier stimmt das Preis-Leistungs-Verhältnis.
Der Winkel lässt sich in 5 Stufen von 45–90° in der Neigung einstellen. Für eine bessere Orientierung auf dem Dokument kannst du den abnehmbaren und höhenverstellbaren Zeilenanzeiger verwenden. Die Haltekraft der Feder kann bis zu 150 Blatt Papier (Din A4) aufnehmen.
Der Fellowes Office Suites Konzepthalter (Test) birgt noch zwei weitere nützliche Produkte in sich. Wenn du die Kunststoffplatte nach oben herausschiebst, kannst du sie auch als Memoboard bzw. Clipboard verwenden.
Dieser Halter ist günstig, bietet aber dennoch alle wichtigen Produktmerkmale. Der Winkel kann stufenlos an die eigenen Sehbedürfnisse angepasst werden. Die max. Haltekraft der Klammer wird mit bis zu 150 Blatt angegeben (Din A4). Interessant ist, dass die Klammer oben als auch seitlich festgemacht werden kann. Um noch fokussierter arbeiten zu können, kannst du das mitgelieferte Lineal nutzen (Hinweis: Falls du es nicht unbedingt benötigst, kannst du das Linieal auch weglassen).
Der Fellowes Workstation Konzepthalter (Test) ist recht kompakt und sehr schnell auf- und abgebaut bzw. aus- und eingeklappt. Damit ist sie auch sehr gut für den mobilen Arbeitsplatz geeignet.
Dieser Dokumentenclip wird mit einem speziellen Klebeband direkt am Monitorgehäuse befestigt – entweder rechts oder links vom Bildschirm. Der Haltearm mit Klammer kann bis zu 30 Blatt Papier im A4-Format halten. Wenn du ihn gerade nicht benötigst, kannst du ihn aus deiner Sichtachse nach hinten klappen.
Warum auch du einen Dokumentenhalter verwenden solltest
Wer digital arbeitet und häufig Papierdokumente zur Datenverarbeitung nutzt, wird das Problem kennen:
Die Unterlagen liegen meist wild verteilt auf dem ergonomischen Schreibtisch herum. Nur nicht da, wo sie sollten. Unordnung ist hier aber das geringste Übel. Viel problematischer ist die daraus entstehende einseitige Zwangs- bzw. Fehlhaltung. Genau genommen sind es die Bewegungsabläufe. Denn für jeden Blickwechsel vom Bildschirm zum Dokument und andersherum muss die Blickachse geändert werden.
Auf kurz oder lang führt das ständige Verdrehen des Nackens, das Drehen und Beugen des Oberkörpers und die dynamische Fokussierung der Augen (Akkommodation) zu gesundheitlichen Beschwerden. Symptome wie Verspannungen in der Nacken- und Schulterregion, allgemein Rückenbeschwerden, Kopfschmerzen und Augenbeschwerden oder gar Schwindelgefühle können davon ausgelöst werden.
Die Lösung:
Eine ergonomische Ablage für Papierdokumente und sonstige Druckerzeugnisse. Dokumentenhalter, Vorlagenhalter oder eben Konzepthalter schaffen Übersicht und Ordnung auf dem Schreibtisch. Aber viel wichtiger, sie sorgen für eine gesündere Arbeitsweise. Durch die Möglichkeit, die Dokumente individuell und auf die eigenen Bedürfnisse auszurichten, werden unnötige Belastungen reduziert. Vorzeitige Ermüdungserscheinungen können vermieden und die Produktivität insgesamt gesteigert werden.
Anforderungen
Checkliste – was ist ein guter, ergonomischer Dokumentenhalter?
Wo der Dokumentenhalter nun am ergonomisch sinnvollsten platziert werden soll, wissen wir jetzt. Aber woran erkenne ich einen, der zu meinen Einsatzzwecken passt? Die folgende Checkliste zeigt dir einige Anforderungen, worauf du achten solltest:
- Fläche und Stabilität
Welche Dokumente sollen vorwiegend auf dem Konzepthalter abgelegt werden? Einzelne oder mehrere Papierdokumente, A4 oder A3, Zeitschriften und Magazine, dicke Bücher, Ordner oder gar Smartphone bzw. Tablet PC? Je nachdem, wie groß oder schwer die verwendeten Dokumente sind, muss auch eine ausreichend große Auflagefläche vorhanden sein. Größere Modelle, die auch A3-Blätter aufnehmen können, sind meist auch stabiler gebaut. Für ganz schwere Bücher und Ordner eignen sich besonders Konzepthalter aus Metall. - Maße und Design
Einige Dokumentenhalter sind auch dafür geeignet, handschriftliche Notizen zu machen. Und das, ohne umständliche Verrenkungen machen zu müssen. Diese Halter zeichnen sich insofern aus, dass sie höher und breiter gebaut sind. So lassen sie sich ganz praktisch über die Tastatur ziehen. Wichtig hierbei ist, die genauen Maße der eigenen ergonomischen Tastatur zu kennen.
Tiefe Vorlagenhalter, die bis runter zur Schreibtischoberfläche reichen, eignen sich eher weniger für Notizen. Sie können aber ggf. ergonomisch sinnvoller zum Bildschirm hin positioniert werden.
Und letztendlich spielt natürlich auch das Design noch eine wichtige Rolle. Denn zum störenden Fremdkörper sollte das ergonomische Helferlein definitiv nicht werden. Es darf (soll) auch gefallen und zur eigenen Büroeinrichtung passen. - Einstellmöglichkeiten
Bei Konzepthaltern ohne individuelle Einstellmöglichkeiten müssen erhebliche Abstriche in der Ergonomie gemacht werden. Deshalb ist darauf zu achten, dass mindestens zwei Einstellungen vorgenommen werden können: eine (stufenlose) Einstellung der Höhe und des Neigungswinkels. Somit können die Dokumente optimal zum Blickfeldradius (Abstand Bildschirm und Dokument sollte in etwa gleich sein) angeordnet und positioniert werden.
Eine weitere Einstellmöglichkeit ist die Tiefe. Diese ist jedoch nur bei Dokumentenhaltern relevant, die eine verschiebbare Arbeitsfläche besitzen. Um diese sinnvoll als Schreibunterlage nutzen zu können, sollte sie ohne Probleme über die Tastatur gezogen werden können. - Oberfläche
Die Oberfläche sollte entweder rutschhemmend sein oder es sollte an der Vorderkante eine Halteschiene angebracht sein. So lässt sich ein ungewolltes Abrutschen der Dokumente verhindern.
Außerdem ist auf eine reflexionsarme Oberfläche zu achten, um störende Blendungen auszuschließen. - Mobilität
Bin ich oft unterwegs oder arbeite ich hauptsächlich mobil mit dem Laptop? Auch dann sind Konzept- bzw. Vorlagenhalter eine sinnvolle Ergänzung. Diese sollten leicht, kompakt und bestenfalls einklappbar sein. Oft lassen sie sich direkt am Gehäuse des Laptops befestigen (per Klammer). Manche Modelle bieten sogar Stauraum für Stifte und sonstige Dinge, fungieren also auch als praktische „Tasche“ für den Transport. - Zubehör und sonstige Ausstattung
Das ggf. nützlichste Zubehör sind die integrierte Leselineale. Ein solches ist vor allem sinnvoll, wenn man überwiegend Papierdokumente mit Zahlen und insbesondere mit Tabellen für die Datenverarbeitung nutzt.
Wie kurz zuvor schon erwähnt, sind manche Dokumentenhalter gleichzeitig auch mit einer Schreibpult-Funktion ausgestattet. Hierbei kann die verschiebbare Arbeitsfläche ganz praktisch zu sich herangezogen werden, um handschriftliche Notizen zu machen. - Gute, widerstandsfähige Produktqualität
Eine hohe Qualität garantiert im Normalfall auch eine lange Lebensdauer. Orientieren kann man sich hier an bekannten Marken wie BakkerElkhuizen (Q-doc 515 oder Flexdesk 640), Docuglide, Orgadesk, Fellowes oder Kensington. Das Produkt sollte natürlich immer auch auf die eigenen Einsatzzwecke passen – wenn man dann noch die anderen hier aufgelisteten Anforderungen berücksichtigt, ist ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis garantiert.
Vor- und Nachteile von Konzepthalter
Vorteile
- Zwangs- und Fehlhaltungen und vor allem schädliche Bewegungsabläufe können vermieden werden
- Weniger Belastungen von Augen, Nacken- und Schulterregion
- Bessere Lesbarkeit von Papierdokumenten und sonstigen gedruckten Schriften
- Manche Vorlagenhalter bieten zusätzliche Arbeitsfläche (Ablage und Schreibpult in einem) auf dem Schreibtisch
- Mehr Ordnung auf dem Schreibtisch
- Nebeneffekte: Aufgeräumter Schreibtisch → weniger Ablenkung und damit bessere Konzentrationsfähigkeit → höhere Produktivität
Nachteile
- Wirken ggf. wie ein Fremdkörper auf dem Schreibtisch
- In-Line-Dokumentenhalter sind nur sinnvoll, wenn die Schreibtischplatte eine ausreichende Tiefe besitzt (mind. 80 cm)
- Freistehende, flexible Konzepthalter können dennoch zu einseitigen Belastungen führen
- Glänzende Oberflächen können zu einer störenden Blendung bzw. Reflexion aufgrund der Arbeitsplatzbeleuchtung führen