Dokumentenhalter / Vorlagenhalter / Konzepthalter – Ratgeber (+8 Empfehlungen)

Ein Dokumentenhalter (oder auch Vorlagenhalter bzw. Konzepthalter) ist eine ergonomische Ablage für Papierdokumente und andere Druckerzeugnisse. Er wird üblicherweise zwischen Tastatur und Bildschirm positioniert. Somit liegen alle Arbeits- und Hilfsmittel in einer Blickachse. Hierdurch können unnötige Belastungen und die dadurch entstehende Beschwerden vermieden werden.

In diesem Ratgeber zeige ich dir die unterschiedlichen Arten und wann sie verwendet werden sollten. Außerdem gebe ich jeweils gezielte Produktempfehlungen und du erhältst wertvolle Tipps aus der Praxis.

Vergleich: Arbeitshaltung ohne und mit Dokumentenhalter, Konzepthalter, Vorlagenhalter
Vergleich: Ohne und mit Dokumentenhalter – links: schlechte Körperhaltung aufgrund der ständigen Blickwechsel; rechts: ergonomische Körperhaltung durch den Dokumentenhalter bzw. Konzepthalter

Dokumentenhalter – Zwei unterschiedliche Arten + Empfehlungen

Es gibt zwei Arten von Dokumentenhaltern. Beide haben ihr Daseinsberechtigung. Wichtig ist jedoch zu wissen, WANN welche und WIE die entsprechende Art richtig verwendet wird.

In-Line-Dokumentenhalter

Die sogenannten In-Line-Dokumentenhalter werden, wie der Name es vermuten lässt, in einer Linie mit ergonomischer Tastatur und Bildschirm positioniert. Damit sind alle direkt verwendeten Arbeits- und Hilfsmittel in einer Blickachse angeordnet. Auf diese Weise entsteht ein relativ ausgewogenes Bewegungsbild bei der Datenverarbeitung mit Papierdokumenten. Einseitige, sich ständig wiederholende Bewegungen können minimiert oder gar ganz ausgeschlossen werden.

In-Line-Dokumentenhalter: 3 Modelle am Schreibtisch
In-Line-Dokumentenhalter werden zwischen Bildschirm und Tastatur platziert. (links: FlexDesk 640, oben rechts: Dataflex Addit ErgoDoc®, unten rechts: Fellowes Easy Glide)

Empfohlen werden solche In-Line-Dokumentenhalter für ortsunveränderliche Arbeitsplätze, also für das Home-Office oder das Büro an der Arbeitsstelle. Insbesondere, wenn sehr intensiv mit Papierdokumenten gearbeitet wird. Außerdem sind sie sinnvoll, wenn schon Beschwerden im Nacken- und Schulterbereich bestehen.

Die bestmögliche Ergonomie erreicht man, wenn die Ablagefläche leicht angewinkelt ist. Außerdem sollte der Konzepthalter so nah wie möglich zum Bildschirm gerückt werden. So kann der Sehabstand von den Augen zum Papierdokument und zur digitalen Anzeige in etwa gleich gestaltet werden.

Empfehlungen – In-Line-Dokumentenhalter

Dataflex Addit ErgoDoc® 49.410

Der ErgoDoc® besteht aus einem 5 mm dicken und durchsichtigen Acryl (Plexiglas). Über ein Raster hinten kann der Neigungswinkel und somit auch die Höhe in sechs Schritten verstellt werden. Er ist sehr stabil gebaut und hat eine max. Tragkraft von 6 kg. Diese hohe Belastbarkeit und die große Ablagefläche (B x T = 53,6 x 27,8) ermöglichen es, nicht nur A3-Blätter, sondern auch schwere Bücher und Ordner darauf abzulegen.

Der ErgoDoc® Dokumentenhalter ist breit genug, um auch über eine ergonomische Tastatur mit geteilten Tastenhälften geschoben zu werden.

Meine Empfehlung
Orgadesk Flex TRA

Ein hochwertiger Dokumentenhalter, der sich außerdem besonders gut als Schreibunterlage eignet – hierzu wird er einfach über die Tastatur geschoben. Der Orgadesk Flex TRA ist aus einem glasklaren Plexiglas gefertigt (Herstellungsort: Wörgl in Tirol, Österreich). Eine Besonderheit ist das integrierte Leselineal, welches in einer Führungsschiene geführt wird. Die Oberfläche der Ablage ist mit einem Antireflex-Cover ausgestattet. Darin lassen sich Dokumente einlegen und so ohne störende Blendungen betrachten.

Auch der Orgadesk Flex TRA ist für Dokumentgrößen bis A3 geeignet. Über das seitliche Raster lässt sich sowohl die Höhe als auch der Winkel in mehrfachen Stufen individuell einstellen.

Fellowes Easy Glide

Hier erhältst du ebenfalls zwei Funktionen in einem Produkt. Der Fellowes Easy Glide ist sowohl Dokumentenhalter wie auch Schreibunterlage, nur das Prinzip ist etwas anders. Denn die Hauptplattform lässt sich verschieben. Möchte man mal was schreiben, so zieht man diese einfach über die Tastatur zu sich her. Die vordere Leiste, die eigentlich dazu da ist, die Dokumente sicher zu halten, ist rechts (für Rechtshänder) und links (für Linkshänder) mit einer runden Vertiefung versehen. So kann ungehindert auch mal eine Notiz gemacht werden. Praktisch ist auch das herausnehmbare Zubehörfach

Der Easy Glide ist für eine max. Belastung von 5 kg geeignet. Auch hier lässt sich der Winkel verstellen – im Bereich von 7.5° bis 37.5°.

Ein „Nachteil“, der nicht unerwähnt bleiben soll, ist die dunkelgraue Farbe. Hierdurch wirkt der Halter ggf. sehr wuchtig auf dem Schreibtisch und sorgt für einen hohen Kontrast. Oft wird aber genau ein solch dunkles Gehäuse gewünscht.

Bakker Elkhuizen FlexDesk 640

Hochwertiger und nicht ganz so auffällig (weil hell, matt und transparent) ist der Dokumentenhalter FlexDesk 640 aus Holland. Wie auch beim Fellowes, lässt sich hier die Plattform der Dokumentenablage separat verschieben. Diese ist leichtgängig und hat eine mattierte Oberfläche. Die restliche Konstruktion wird aus 5 mm dickem Plexiglas gefertigt. Unter der Arbeitsfläche versteckt sich ein kleines Fach, wo bspw. Stifte verstaut werden können.

Der FlexDesk 640 lässt sich im Bereich von 11,0 bis 18,0 cm in der Höhe bzw. im Winkel verstellen und ist, wie die vorherigen auch, für Dokumente bis DIN A3 geeignet.

Freistehende bzw. flexible Dokumentenhalter

Die andere Art werden durch die freistehenden bzw. flexiblen Dokumentenhalter repräsentiert. Hier ist der große Unterschied, dass die Papierdokumente rechts oder links des Bildschirmes gehalten werden. Während der Arbeit findet also ständig ein zwar kleiner, aber leicht zur Seite gedrehter Blickwechsel statt.

Verschiedene Konzepthalter für den Schreibtisch
Verschiedene Konzepthalter für den Schreibtisch

Empfohlen werden diese Vorlagenhalter vor allem für mobile Arbeitsplätze, wenn also hauptsächlich mit Laptop gearbeitet wird. Außerdem sind sie eine gute Alternative zur In-Line-Variante, wenn weniger als die geforderte Arbeitsfläche (bezogen auf die Tiefe von mind. 80 cm) zur Verfügung steht.

Freistehende Vorlagenhalter lassen sich aber auch optimal im Sinne eines „zweiten Bildschirms“ nutzen. Als ein solcher können sie für das Anheften von Spickzetteln wie z.B. Normen, Formeln o. Ä. dienen.

Bezogen auf den Bewegungsablauf können freistehende bzw. flexible Dokumentenhalter nicht die beste Ergonomie gewährleisten. Man kann aber selbst etwas dazu beitragen, um die Nachteile zu neutralisieren. So sollte der Halter immer so nah wie möglich am Bildschirmrand und immer auf Höhe desselben positioniert werden. Außerdem ist zu empfehlen, die Position des Halters öfters zu wechseln. Also mal links und dann mal wieder rechts. Auf diese Weise können rein einseitige Belastungen vermieden werden.

Tipp: Die Ergonomie lässt sich wesentlich erhöhen, wenn man fähig ist, blind zu schreiben. Bei beiden Arten übrigens. Denn durch das Blindschreiben kann wenigsten der häufige Blick auf die Tasten vermieden werden.

Empfehlungen – flexible Dokumentenhalter

ProfiOffice® Mobiler Dokumentenhalter

Der ProfiOffice® Dokumentenhalter (Test) wird, ähnlich wie ein entsprechender Monitorarm, direkt an der Schreibtischplatte montiert. Er ist für Plattenstärken bis 45 mm geeignet. Der Gelenk-Arm besteht aus Metall, das Klemmbrett aus Kunststoff. Seitlich ist noch ein verschiebbares Lineal bzw. ein zusätzlicher Seitenhalter angebracht.

Mit diesem flexiblen Halter ist es möglich, die Dokumente optimal links oder rechts neben dem Bildschirm zu positionieren.

Empfehlung | Hohe Flexibilität
Untere Position – ProfiOffice Mobiler Dokumentenhalter
Der flexible Dokumentenhalter von ProfiOffice eignet sich optimal für einzelne DIN A4 Blätter.
Fellowes Office Suites™

Der Winkel lässt sich in 5 Stufen von 45–90° in der Neigung einstellen. Für eine bessere Orientierung auf dem Dokument kannst du den abnehmbaren und höhenverstellbaren Zeilenanzeiger verwenden. Die Haltekraft der Feder kann bis zu 150 Blatt Papier (Din A4) aufnehmen.

Der Konzepthalter birgt noch zwei weitere nützliche Produkte in sich. Wenn du die Kunststoffplatte nach oben herausschiebst, kannst du sie auch als Memoboard bzw. Clipboard verwenden.

Lawei Schreibtisch-Dokumentenhalter

Dieser Halter günstig, bietet aber dennoch alle wichtigen Produktmerkmale. Der Winkel kann in 7 Stufen individuell an die eigenen Sehbedürfnisse angepasst werden. Die max. Haltekraft der Klammer wird mit bis zu 150 Blatt angegeben (Din A4). Um noch fokussierter arbeiten zu können, kannst du das mitgelieferte Lineal mit blauem Farbstreifen nutzen (Hinweis: Kann irritierend sein, wenn der Zeilenabstand nicht mit den Linien übereinstimmt. In diesem Fall kannst du das Linieal aber auch weglassen).

Das Produkt von Lawei ist sehr schnell auf- und abgebaut. Damit ist es auch sehr gut für den mobilen Arbeitsplatz geeignet.

3M Dokumentenclip

Dieser Dokumentenclip wird mit einem speziellen Klebeband direkt am Monitorgehäuse befestigt – entweder rechts oder links vom Bildschirm. Der Haltearm mit Klammer kann bis zu 30 Blatt Papier im A4-Format halten. Wenn du ihn gerade nicht benötigst, kannst du ihn aus deiner Sichtachse nach hinten klappen.

Warum auch du einen Dokumentenhalter verwenden solltest

Wer digital arbeitet und häufig Papierdokumente zur Datenverarbeitung nutzt, wird das Problem kennen:

Die Unterlagen liegen meist wild verteilt auf dem ergonomischen Schreibtisch herum. Nur nicht da, wo sie sollten. Unordnung ist hier aber das geringste Übel. Viel problematischer ist die daraus entstehende einseitige Zwangs- bzw. Fehlhaltung. Genau genommen sind es die Bewegungsabläufe. Denn für jeden Blickwechsel vom Bildschirm zum Dokument und andersherum, muss die Blickachse geändert werden.

Auf kurz oder lang führt das ständige Verdrehen des Nackens, das Drehen und Beugen des Oberkörpers und die dynamische Fokussierung der Augen (Akkommodation) zu gesundheitlichen Beschwerden. Symptome wie Verspannungen in der Nacken- und Schulterregion, allgemein Rückenbeschwerden, Kopfschmerzen und Augenbeschwerden oder gar Schwindelgefühle können davon ausgelöst werden.

Die Lösung:

Eine ergonomische Ablage für Papierdokumente und sonstige Druckerzeugnisse. Dokumentenhalter, Vorlagenhalter oder eben Konzepthalter schaffen Übersicht und Ordnung auf dem Schreibtisch. Aber viel wichtiger, sie sorgen für eine gesündere Arbeitsweise. Durch die Möglichkeit, die Dokumente individuell und auf die eigenen Bedürfnisse auszurichten, werden unnötige Belastungen reduziert. Vorzeitige Ermüdungserscheinungen können vermieden und die Produktivität insgesamt gesteigert werden.

Anforderungen

Checkliste – was ist ein guter, ergonomischer Dokumentenhalter?

Wo der Dokumentenhalter nun am ergonomisch sinnvollsten platziert werden soll, wissen wir jetzt. Aber woran erkenne ich einen, der zu meinen Einsatzzwecken passt? Die folgende Checkliste zeigt dir einige Anforderungen, worauf du achten solltest:

  • Fläche und Stabilität
    Welche Dokumente sollen vorwiegend auf dem Konzepthalter abgelegt werden? Einzelne oder mehrere Papierdokumente, A4 oder A3, Zeitschriften und Magazine, dicke Bücher, Ordner oder gar Smartphone bzw. Tablet PC? Je nachdem, wie groß oder schwer die verwendeten Dokumente sind, muss auch eine ausreichend große Auflagefläche vorhanden sein. Größere Modelle, die auch A3-Blätter aufnehmen können, sind meist auch stabiler gebaut. Für ganz schwere Bücher und Ordner eignen sich besonders Konzepthalter aus Metall.
  • Maße und Design
    Einige Dokumentenhalter sind auch dafür geeignet, handschriftliche Notizen zu machen. Und das, ohne umständliche Verrenkungen machen zu müssen. Diese Halter zeichnen sich insofern aus, dass sie höher und breiter gebaut sind. So lassen sie sich ganz praktisch über die Tastatur ziehen. Wichtig hierbei ist, die genauen Maße der eigenen ergonomischen Tastatur zu kennen.
    Tiefe Vorlagenhalter, die bis runter zur Schreibtischoberfläche reichen, eignen sich eher weniger für Notizen. Sie können aber ggf. ergonomisch sinnvoller zum Bildschirm hin positioniert werden.
    Und letztendlich spielt natürlich auch das Design noch eine wichtige Rolle. Denn zum störenden Fremdkörper sollte das ergonomische Helferlein definitiv nicht werden. Es darf (soll) auch gefallen und zur eigenen Büroeinrichtung passen.
  • Einstellmöglichkeiten
    Bei Konzepthaltern ohne individuelle Einstellmöglichkeiten müssen erhebliche Abstriche in der Ergonomie gemacht werden. Deshalb ist darauf zu achten, dass mindestens zwei Einstellungen vorgenommen werden können: eine (stufenlose) Einstellung der Höhe und des Neigungswinkels. Somit können die Dokumente optimal zum Blickfeldradius (Abstand Bildschirm und Dokument sollte in etwa gleich sein) angeordnet und positioniert werden.
    Eine weitere Einstellmöglichkeit ist die Tiefe. Diese ist jedoch nur bei Dokumentenhaltern relevant, die eine verschiebbare Arbeitsfläche besitzen. Um diese sinnvoll als Schreibunterlage nutzen zu können, sollte sie ohne Probleme über die Tastatur gezogen werden können.
  • Oberfläche
    Die Oberfläche sollte entweder rutschhemmend sein oder es sollte an der Vorderkante eine Halteschiene angebracht sein. So lässt sich ein ungewolltes Abrutschen der Dokumente verhindern.
    Außerdem ist auf eine reflexionsarme Oberfläche zu achten, um störende Blendungen auszuschließen.
  • Mobilität
    Bin ich oft unterwegs oder arbeite ich hauptsächlich mobil mit dem Laptop? Auch dann sind Konzept- bzw. Vorlagenhalter eine sinnvolle Ergänzung. Diese sollten leicht, kompakt und bestenfalls einklappbar sein. Oft lassen sie sich direkt am Gehäuse des Laptops befestigen (per Klammer). Manche Modelle bieten sogar Stauraum für Stifte und sonstige Dinge, fungieren also auch als praktische „Tasche“ für den Transport.
  • Zubehör und sonstige Ausstattung
    Das ggf. nützlichste Zubehör sind die integrierte Leselineale. Ein solches ist vor allem sinnvoll, wenn man überwiegend Papierdokumente mit Zahlen und insbesondere mit Tabellen für die Datenverarbeitung nutzt.
    Wie kurz zuvor schon erwähnt, sind manche Dokumentenhalter gleichzeitig auch mit einer Schreibpult-Funktion ausgestattet. Hierbei kann die verschiebbare Arbeitsfläche ganz praktisch zu sich herangezogen werden, um handschriftliche Notizen zu machen.
  • Gute, widerstandsfähige Produktqualität
    Eine hohe Qualität garantiert im Normalfall auch eine lange Lebensdauer. Orientieren kann man sich hier an bekannten Marken wie BakkerElkhuizen (Q-doc 515 oder Flexdesk 640), Docuglide, Orgadesk, Fellowes oder Kensington. Das Produkt sollte natürlich immer auch auf die eigenen Einsatzzwecke passen – wenn man dann noch die anderen hier aufgelisteten Anforderungen berücksichtigt, ist ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis garantiert.

Vor- und Nachteile von Konzepthalter

Vorteile

  • Zwangs- und Fehlhaltungen und vor allem schädliche Bewegungsabläufe können vermieden werden
  • Weniger Belastungen von Augen, Nacken- und Schulterregion
  • Bessere Lesbarkeit von Papierdokumenten und sonstigen gedruckten Schriften
  • Manche Vorlagenhalter bieten zusätzliche Arbeitsfläche (Ablage und Schreibpult in einem) auf dem Schreibtisch
  • Mehr Ordnung auf dem Schreibtisch
  • Nebeneffekte: Aufgeräumter Schreibtisch → weniger Ablenkung und damit bessere Konzentrationsfähigkeit → höhere Produktivität

Nachteile

  • Wirken ggf. wie ein Fremdkörper auf dem Schreibtisch
  • In-Line-Dokumentenhalter sind nur sinnvoll, wenn die Schreibtischplatte eine ausreichende Tiefe besitzt (mind. 80 cm)
  • Freistehende, flexible Konzepthalter können dennoch zu einseitigen Belastungen führen
  • Glänzende Oberflächen können zu einer störenden Blendung bzw. Reflexion aufgrund der Arbeitsplatzbeleuchtung führen
Stefan Reinsprecht – Portrait des Autors

Über den Autor

Stefan ist Gründer des Blogs, Ergonomie-Experte mit 10+ Jahren Erfahrung und verbringt seine freie Zeit am liebsten in der Natur – stets in Begleitung seiner Labrador-Hündin.

Als Ingenieur hat er mehrere Jahre im Großraumbüro gearbeitet. Dort musste er schon mit jungen Jahren feststellen, wie belastend ein schlecht optimierter Schreibtischarbeitsplatz sein kann. Grund für ihn, sich zum Gesundheitsmanager weiterzubilden und auf das Thema Ergonomie zu spezialisieren.

Hier teilt er sein Wissen in zahlreichen Fachartikeln, Ratgebern und Testberichten. Sein Ziel: Dir zu helfen, deinen Arbeitsplatz selbstständig an die eigenen Bedürfnisse anzupassen – ob im Büro oder Homeoffice.

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Stefan

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